Ile czasu handlowiec traci na ofertowanie? Policzyliśmy

Zapytaj dyrektora sprzedaży, ile czasu jego zespół spędza na przygotowaniu ofert, a rzadko usłyszysz konkretną liczbę. A to zwykle największy ukryty koszt w dziale handlowym B2B. Policzyliśmy go — i wynik potrafi zaskoczyć.

Ile trwa jedna oferta

W firmach handlowych B2B przygotowanie jednej oferty to zwykle 25–30 minut. Składa się na to kilka czynności, które handlowiec wykonuje ręcznie: kalkulacja ceny z marżą, sprawdzenie kosztu transportu, dobranie właściwego klienta z bazy i napisanie maila. Do tego dochodzi kontekst — sprawdzenie, co klient kupował wcześniej i kiedy był ostatni kontakt.

Wyliczenie roczne

Weźmy realistyczny scenariusz: handlowiec wysyła 8 ofert dziennie, każda po ~28 minut.

Ponad 900 godzin rocznie to około sześć miesięcy pracy jednego handlowca — spędzone na Excelu, kalkulatorze i pisaniu maili od zera. Firma płaci za sprzedawanie, a dostaje w połowie administrację.

Ukryte koszty poza samym czasem

Stracone godziny to nie wszystko. Ręczne ofertowanie generuje też koszty, których nie widać w kalendarzu:

• Błędy w wycenie — jedna pomyłka w cenie potrafi kosztować marżę na całym kontrakcie.
• Niespójne ceny — każdy handlowiec liczy trochę inaczej, co podważa wiarygodność wobec klienta.
• Zły timing — handlowiec nie wie, kiedy klient czyta ofertę, więc dzwoni za późno. Klient kupuje u konkurencji nie dlatego, że cena była zła, tylko dlatego, że nikt nie zadzwonił w odpowiednim momencie.
• Mniej ofert — skoro jedna oferta to pół godziny, zespół wysyła 5 dziennie zamiast 50.

Ile z tego da się odzyskać

Większość tego czasu to praca powtarzalna — a więc taka, którą może wykonać system. Automatyzacja ofertowania skraca proces z ~28 minut do około 60 sekund. Te odzyskane godziny handlowiec może przeznaczyć na to, co robi najlepiej: rozmowy i domykanie transakcji.

Nie chodzi o zwalnianie ludzi. Chodzi o to, żeby ten sam zespół wysyłał wielokrotnie więcej ofert — bez powiększania działu i bez chaosu w wycenach.